Từ ngày 01/06/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC đã đưa ra nhiều quy định mới về xử lý hóa đơn điện tử sai sót, thay thế các quy định cũ tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Bài viết này cung cấp hướng dẫn chi tiết để doanh nghiệp, tổ chức và hộ kinh doanh thực hiện đúng quy trình xử lý hóa đơn sai sót, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh rủi ro về thuế.
1. Các Trường Hợp Hóa Đơn Sai Sót
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) được coi là có sai sót trong các trường hợp sau:
- Sai thông tin về tên, địa chỉ của người mua (nhưng không sai mã số thuế).
- Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hoặc thông tin hàng hóa/dịch vụ không đúng quy cách, chất lượng.
- Hóa đơn lập sai nhưng sau khi quyết toán có thay đổi về giá trị, khối lượng theo kết luận của cơ quan có thẩm quyền.
- Hóa đơn lập theo các quy định cũ (Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Nghị định 04/2014/NĐ-CP) được phát hiện sai sót sau ngày 01/06/2025.
2. Quy Trình Xử Lý Hóa Đơn Sai Sót
Quy trình xử lý hóa đơn sai sót được quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP) và Thông tư 32/2025/TT-BTC. Dưới đây là các bước cụ thể:
2.1. Trường Hợp Sai Tên, Địa Chỉ Người Mua (Không Sai Mã Số Thuế)
- Bước 1: Người bán thông báo cho người mua về sai sót.
- Bước 2: Người bán thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA, Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
- Lưu ý: Không cần lập lại hóa đơn mới trong trường hợp này, trừ khi HĐĐT không có mã của cơ quan thuế và chưa gửi dữ liệu đến cơ quan thuế.
2.2. Trường Hợp Sai Mã Số Thuế, Số Tiền, Thuế Suất, Tiền Thuế, hoặc Hàng Hóa/Dịch Vụ
Người bán có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn sai sót:
a. Lập Hóa Đơn Điều Chỉnh
- Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót (trừ trường hợp người mua là cá nhân không kinh doanh, chỉ cần thông báo sai sót).
- Bước 2: Người bán lập HĐĐT điều chỉnh, ghi rõ dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Bước 3: Người bán ký số trên HĐĐT điều chỉnh.
- Bước 4:
- Nếu là HĐĐT không có mã: Gửi trực tiếp cho người mua.
- Nếu là HĐĐT có mã: Gửi cơ quan thuế để được cấp mã mới trước khi gửi cho người mua.
- Bước 5: Kê khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh.
b. Lập Hóa Đơn Thay Thế
- Bước 1: Lập văn bản thỏa thuận với người mua về nội dung sai sót (tương tự như trên).
- Bước 2: Lập HĐĐT mới thay thế, ghi rõ dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Bước 3: Ký số trên HĐĐT thay thế.
- Bước 4: Gửi HĐĐT thay thế cho người mua (trực tiếp hoặc qua cơ quan thuế nếu có mã).
- Bước 5: Kê khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị thay thế.
c. Xử Lý Nhiều Hóa Đơn Sai Sót Trong Cùng Tháng
- Nếu trong cùng một tháng, người bán lập sai nhiều hóa đơn cho cùng một người mua, có thể lập một HĐĐT điều chỉnh/thay thế cho tất cả các hóa đơn sai sót.
- Đính kèm Bảng kê hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT (Phụ lục IA, Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
2.3. Trường Hợp Hóa Đơn Lập Theo Quy Định Cũ (Trước Nghị Định 70/2025/NĐ-CP)
- Nếu phát hiện hóa đơn lập theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP hoặc Nghị định 04/2014/NĐ-CP có sai sót sau ngày 01/06/2025:
- Lập văn bản thỏa thuận giữa người bán và người mua, ghi rõ nội dung sai.
- Lập HĐĐT mới (có mã hoặc không có mã) thay thế hóa đơn sai, ghi dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu…”.
- Ký số và gửi cho người mua hoặc cơ quan thuế (nếu có mã).
2.4. Trường Hợp Cơ Quan Thuế Phát Hiện Sai Sót
- Cơ quan thuế thông báo cho người bán về HĐĐT sai sót (có mã hoặc không có mã).
- Người bán có trách nhiệm rà soát và thực hiện điều chỉnh/thay thế theo quy định trong thời gian quy định.
- Không còn quy định cơ quan thuế phải thông báo trong 1 ngày làm việc như trước đây.
3. Một Số Lưu Ý Quan Trọng
- Bỏ quy định hủy hóa đơn: Từ 01/06/2025, không được hủy HĐĐT sai sót, mà phải điều chỉnh hoặc thay thế.
- Văn bản thỏa thuận: Bắt buộc đối với người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hoặc hộ/cá nhân kinh doanh; không bắt buộc đối với người mua là cá nhân không kinh doanh.
- Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên bắt buộc sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền. Sai sót trên các hóa đơn này cũng được xử lý theo quy trình trên.
- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN: Nếu phát hiện sai sót sau 01/06/2025, phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử mới thay thế, theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
- Phần mềm hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp cần nâng cấp phần mềm để đáp ứng các biểu mẫu mới (Mẫu 04/SS-HĐĐT, 01/BK-ĐCTT) và quy trình xử lý sai sót theo Thông tư 32/2025/TT-BTC.
4. Kết Luận
Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC đã đơn giản hóa quy trình xử lý hóa đơn sai sót, bỏ quy định hủy hóa đơn và bổ sung các phương án linh hoạt như lập một hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng. Doanh nghiệp, tổ chức và hộ kinh doanh cần chủ động cập nhật quy định mới, nâng cấp hệ thống phần mềm và rà soát quy trình nội bộ để đảm bảo tuân thủ pháp luật, tránh rủi ro về thuế.
