Quy định lập hóa đơn dịch vụ vận tải đang là vấn đề quan trọng mà nhiều doanh nghiệp logistics và vận tải cần nắm rõ để tránh vi phạm pháp luật thuế. Theo các quy định mới nhất, dịch vụ này không được phép lập bảng kê đính kèm hóa đơn, mà phải tuân thủ nghiêm ngặt các hướng dẫn từ Nghị định và công văn liên quan. Trong bài viết này, chúng ta sẽ phân tích chi tiết các quy định, kết luận và tóm tắt để giúp doanh nghiệp áp dụng đúng.
1. Quy Định Về Bảng Kê Đính Kèm Hóa Đơn Cho Dịch Vụ Vận Tải
Căn cứ vào Điểm a.3 khoản 6 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc lập bảng kê kèm theo hóa đơn chỉ được phép áp dụng cho một số loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, viễn thông, bảo hiểm hoặc ngân hàng. Tuy nhiên, theo hướng dẫn cụ thể tại Công văn số 4457/CT-CS ngày 16/10/2025 của Tổng cục Thuế, dịch vụ vận tải không thuộc các trường hợp được lập bảng kê đính kèm hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Kết luận rõ ràng: Dịch vụ vận tải, bao gồm cả logistics, không được phép lập bảng kê đính kèm hóa đơn. Thay vào đó, doanh nghiệp phải lập một hóa đơn riêng biệt, ghi đầy đủ các thông tin cần thiết như số lượng, đơn giá, thành tiền, và mã vận đơn nếu có. Việc này giúp đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định thuế, tránh các rủi ro phạt hành chính.
2. Thời Điểm Lập Hóa Đơn Và Đối Soát Dữ Liệu
Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Đối với các dịch vụ phát sinh thường xuyên và cần đối soát dữ liệu giữa các bên, thời điểm lập hóa đơn được xác định là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu. Tuy nhiên, phải đảm bảo chậm nhất không quá 7 ngày kể từ ngày đối soát hoặc ngày 07 của tháng sau, tùy theo quy ước trong hợp đồng.
Trong bối cảnh dịch vụ logistics và vận tải thường có khối lượng dữ liệu lớn, phát sinh liên tục và yêu cầu đối soát với khách hàng, quy định này cho phép doanh nghiệp linh hoạt hơn. Doanh nghiệp có thể lập bảng kê đối soát nội bộ (với hai bên ký xác nhận) để làm căn cứ xác định thời điểm lập hóa đơn chính thức.
Kết luận: Doanh nghiệp được phép lập hóa đơn sau khi hoàn thành đối soát dữ liệu, nhưng không muộn hơn 7 ngày kể từ ngày đối soát, giúp giảm gánh nặng hành chính mà vẫn tuân thủ pháp luật.
3. Tóm Tắt Quy Định Áp Dụng Cho Doanh Nghiệp
Dưới đây là bảng tóm tắt ngắn gọn về các quy định lập hóa đơn dịch vụ vận tải, giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng:
| Nội Dung | Quy Định Áp Dụng | Ghi Chú |
|---|---|---|
| Được lập bảng kê đính kèm hóa đơn | ❌ Không được | Không thuộc nhóm “dịch vụ đặc thù” theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP |
| Được lập bảng kê đối soát nội bộ (hai bên ký xác nhận) | ✅ Có thể | Dùng để làm căn cứ xác định thời điểm lập hóa đơn |
| Thời điểm lập hóa đơn | ✅ Không quá 7 ngày kể từ ngày đối soát | Hoặc ngày 07 của tháng sau, tùy theo hợp đồng |
Căn cứ pháp lý chính bao gồm Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Công văn 4457/CT-CS ngày 16/10/2025 của Tổng cục Thuế.
Lợi Ích Của Việc Tuân Thủ Quy Định
Việc nắm vững quy định lập hóa đơn dịch vụ vận tải không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các khoản phạt từ cơ quan thuế mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính. Doanh nghiệp logistics có thể sử dụng công nghệ số hóa để đối soát dữ liệu nhanh chóng, đảm bảo hóa đơn được lập kịp thời và chính xác. Nếu có thắc mắc, doanh nghiệp nên tham khảo trực tiếp cơ quan thuế địa phương để được hướng dẫn cụ thể.
Tóm lại, quy định lập hóa đơn dịch vụ vận tải nhấn mạnh tính minh bạch và không cho phép bảng kê đính kèm, nhưng hỗ trợ đối soát linh hoạt. Doanh nghiệp cần cập nhật thường xuyên để tránh rủi ro, đặc biệt trong bối cảnh các nghị định mới như Nghị định 70/2025/NĐ-CP đang được áp dụng.
